Opgave: Analyse af omkostninger i et stort projekt

Det drejer sig om at skabe et helhedsbillede i projekterne og specielt, at vi får de eksterne usikkerheder med og får udpeget de 10 vigtigste.

Henrik ledte os trykt igennem en analyse for et stort projekt, så vi fik et helhedsbillede, et Top10 liste over usikkerhederne, et robust budget og start på vores handlingsplaner.

Det var en virkeligt god proces, og top 10 listen viste sig konkret at være et brugbart værktøj. På den baggrund evnede vi efterfølgende at navigere os udenom de værste ‘isbjerge’.

Divisionschef, Nico Jørgensen

Opgave: Risikostyring i forhold til målopfyldelse set i et 3-årigt perspektiv.

Ledelsen ønskede at identificere usikkerhederne for deres resultat.

Hvad gjorde hvem?

• Vi leverede en 3 dages workshop, hvor ledelsen identificerede usikkerheder, indtægter og udgifter
• Direktionen og bestyrelsesformanden bidrog med input under processen
• Vi leverede en visuel proces som førte deltagerne trykt igennem en Successiv analyse

Resultat: Et 3års resultat med angivelse af Top10 usikkerhederne og en række praktiske handlingsplaner.

Vi kontaktede Henrik k Søndergaard, da vi ønskede at trykprøve vores resultat- og budgetambitioner for en 3-årig periode, og samtidig få et overblik over virksomhedens risikobilledet.

Henrik første os sikkert igennem en analyse med Successiv Princippet, hvor vi fik identificeret og kvantificeret de vigtigste risici og usikkerheder.

Efterfølgende lavede vi handlingsplaner, for de mest betydende forhold.
Desuden fik vi en fælles forståelse af, hvordan metoden virker og kan bruges til analyse i andre situationer.

CEO, Erik Yde

Opgave: Usikkerhedsanalyse af projekt-budget

Vi havde brug for et overblik af et stort projekt i forbindelse med planlægningen.

Vi inviterede Henrik K Søndergaard ind til at lede os igennem en workshop, hvor vi kunne trykprøve vores budget samt ikke mindst få indblik i de usikkerheder, der er i projektet.

Analysen:
Vi var en bredere gruppe end ellers, der undersøgte projektet og Henrik guidede os igennem en Successiv analyse.

Resultat:
Det betød, at vi alle fik et godt indblik i projektet, omkostninger og ikke mindst usikkerhederne.

Vi fik øjnene op for andre risici ved at sidde sammen og brainstorme om dem. Vi fik en Top10 liste over usikkerhederne, selvom der var mange andre i projektet.
Vi lavede derefter nogle praktiske handlingsplaner.

Vi er nu bekendt med egne risici, som vi kan agere på – og har indsigt i risici, der peger over mod kunden. Desuden fik vi en vurdering af robustheden i det eksisterende budget.

Alt i alt en metode og proces, som vi kan anbefale.

Projektleder, Nickolai Buus Petersen

Opgave: Usikkerhedsanalyse af SW tilbud

TILBUD PÅ ET KOMMUNALT SW PROJEKT
Vi stod i en situation, hvor vi skulle give et tilbud på en SW opgave til en kommune. Projektet var ikke tydeligt beskrevet, så vi ønskede at få et godt billede af usikkerhederne, inden vi afgav et tilbud.

Vi fik Henrik K. Søndergaard (COMPILOT) til at guide os i gennem en usikkerhedsanalyse, baseret på Successiv Princippet.

Unknown Unknowns
Det skulle vise sig at være en god idé, da vi fik øjnene åbent op for Unknown Unknowns. Det vi ikke vidste, at vi ikke vidste om projektet – altså, der var mange ukendte forhold og faktorer i leverancerne og ikke mindst udenfor leverancen.

Med Henriks hjælp fik vi estimeret de mindre og de store Unknown Unknowns. Altså, hvor mange kunne der komme, og hvor mange timer kunne de koste per styk.

Fælles indblik
Vi fik et fælles indtryk af projektet og det tilhørende risikobillede, herunder en Top10 liste over de vigtigste.

Vi kan varmt anbefale at bruge metoden og Henrik til at facilitere analyser.

KB Software CEO, Klaus Bjørnestad
Mentor-IT Key account manager, Carl Gabriel

Opgave: Final check af en Mia. € Business Case

Vi stod i en situation, hvor vil skulle trykprøve Business Casen for en stor offshore vindmøllepark. Vi havde vores egne modeller, og med så stor en investering ønskede en ekstern vurdering.

Vi fik Henrik K Søndergaard til at modellere Business Casen med en top down metode (Successiv Princippet), som relativt hurtigt kunne beregne projektets nøgletal: Intern forrentning (IRR), nutidsværdi (NPV) og tilbagebetalingstiden.

Fremfor alt, så kan denne metode beregne usikkerhederne for nøgletallene og vise Top10 usikkerheder i Business Casen selvom, med alle de detaljer og informationer, der indgår i sådan en model.

Vi foretog analyser af forskellige konfigurationer af vindmølleparken og fik en dybere forståelse for projektets usikkerheder og indsigt i mulige valg og handlingsplaner.

Det var et meget godt supplement til vores egne interne modeller – smatidig fik vi mulighed for at evaluere vores beregninger.

Jeg kan varmt anbefale at anvende metoden, hvis man ønsker en tidlig vurdering af usikkerhederne i sine business cases/projekter.

Bo Svoldgaard, Vattenfall – Head of Engineering and Technology, BA Wind.

Opgave: Usikkerhedsanalyse af omkostninger

Virksomheden
SkyLifter udvikler moderne luftkraner til bæredygtig transport af tunge komponenter over land og hav. Virksomheden ønskede en usikkerhedsanalyse af et af deres hovedprojekter.

Vi (COMPILOT) lavede en virtuel successiv analyse under en række workshops på Zoom.

Jeg interviewede CEO Jeremy Fitton efter analysen.

Hvorfor var dette nyttigt?
At bringe nogle eksterne deltagere ind i analysen tilføjer en masse værdi. Det hjælper med at identificere usikkerheder – der er mange processer, der gør. Men her gav det os mulighed for at fokusere vores tid på de ting, der virkelig betyder noget.

Successiv Princippet kræver et bredt spekter af interne og eksterne mennesker, der er bedre i stand til at identificere ting, som vi ikke ville have tænkt på os selv. Disse 3. parts synsvinkler var virkelig værdifulde, og et stort plus for teampræstation!

Fordele ved at identificere usikkerheder
Ved at identificere disse risici (usikkerheder) skabes der mere tillid til at vi er på rette sport hos den finansielle interesse, investorerne og ledelsen. Anvendelse af Successiv Princippet tidligt i projektet hjælper med at sætte projektet på rette spor og hjælper ledere med at allokere ressourcer mere effektivt for de mest betydende usikkerheder. Samlet set var vi meget glade for, at vi gjorde det, tak.

Kan enhver virksomhed bruge metoden?
Ja, det tror jeg. Enhver virksomhed med store projekter, med stor kapital i udsat for risici vil drage fordel, uanset hvornår den successive proces anvendes.

CEO Jeremy Fitton, SkyLifter Ltd.

Projektopstart af et større SW projekt

Udgangspunkt:
Kunden ønskede at få en erfaren projektleder til at lave en grundig forberedelse af et SW projekt.

Der skulle leveres et SW modul i en større SW opdatering, som forberedelse til Power2X markedet.

Opgaver:
Forberedelse og gennemførelse af projektopstart:

• Stakeholder management, sikre bidrag og buy-in
• Budget og gate plan
• Risikoidentificering og håndtering i et nyt system
• Bringe projektgruppen frem til agil arbejdsform
• Sprint planlægning og Scrum møder
• Gatepassage: Forberedelse og udførelse

Mine handlinger:

• Tilpasning af aktiviteterne i forhold til interessenterne
• Engagement med kernegruppen
• Estimering af budget efter en ”ny” model af trepunktsestimering
• Udførelse af aktiviteter for risikostyring, budgettering, planlægning og kommunikation i henhold til projektmodellen

Vi opnåede:

Dermed fik projektet en robust start.

• Internt engagement af interessenter
• En aftalt ressourceplan
• Godkendt gatepassage ved at levere et struktureret overblik over budget, plan og leverancer

Opgave: Projektledelse, teknisk  udvikling af et offshore vindmølle

Udgangspunkt
Siemens Offshore og Statoil skulle sammen udvikle den første kommercielle udgave af en vindmølle med et flydende fundament.

Der skulle etableres en demo offshore park på 5 stk. 6MW vindmøller (dengang en af de største kommercielle onshore møller).

Opgaver som Technical PM:
De væsentligste opgaver var

• At indsamle og behandle kundes (Statoil) ønsker om ændringer i det eksisterende produkt
• At uddeligere opgaver i offshore afdelingen
• At monitorere løsning af opgaverne
• At mediere i kundens ønsker udfra de muligheder/specifikation produktet kan levere
• At sikre intern ressourcerne styring
• At rapportere i forhold til intern stage gate model
• At håndtere interne interessenter

Foto: Concept Illustration and Animation, www.CIA. no

Målgruppe:
Projektingeniører, projektledere, projektchefer og projektdirektører, der arbejder med planlægning og som har et basiskendskab til planlægning.

Indhold:

1. Intro til emnet
2. Introduktion til tidlig kvalitetssikring via Successiv metoden
   • Teori, analysegruppen, proces
3. Analyse af varigheden af et projekt (simple case)
   • Praktisk visuel set up
   • Netværksdiagram
   • Estimering af aktiviteter, slag og lag
   • Estimering af generelle usikkerheder og enten/eller risici
   • Udarbejdelse af MS Plan og indbygning af robusthed
4. Spørgsmål og refleksion

Fordele ved denne metode:

• Man får en fælles forståelse og ejerskab af projektet
• Man får udpeget Top10 usikkerhederne, blandt 1000’vis af ting i projektet
• Man får en S-kurve, så man kan vælge robustheden i planen
• Man kan fravælge dårlige projekter, hvor tidsplanen/projektet er urealistisk/tabsgivende
• Man kan identificere optimeringer af tidsplanen
• Man får en bedre projektøkonomi
• Man reducerer stress i organisation, i projektet og i familierne derhjemme

Udtalelse fra deltagere:

• God engageret underviser med masser af positiv energi og kompetent på sit område. Bagefter super god forplejning og fin plads til at netværke sammen med underviser.
• Meget kompetent indlægsholder og medlevende mødedeltagere.
• Spændende foredrag – God brainstorming. Mange tak for et velarrangeret arrangement!
• Super god atmosfære, masser af spørgsmål, Ping Pong osv. Underviser ekstrem vidende og velforberedt og brænder for stoffet. God ide med netværk og sandwich efter arrangementet.
• Ærgerligt der ikke var flere, der fik glæde af dette gode arrangement.

Udbytte – IDA Proces, John Thomsen

Vi var glade for at blive inspireret af Henriks metode og visuelle måde at føre deltagerne ind i emnet omkrig robuste planer.

Vi blev inspireret og fik slides, dialoger og et praktisk process opskrift på at identificere og estimere usikkerheder – sepcielt fra omgivelserne.

Vi kan varmt anbefale Henrik som foredragsholder og inspiration indenfor projektledelse.

Webinarer, seminarer
Henrik K Søndergaard har afholdt/afholder inspirerende indlæg for fx:

• IDA Byg, IDA Proces, IDA Risk
• Projektlederforeninger: Danmark, Færøerne og Island
• Byggeøkonomerne, Rådgiverforeningen Færøerne o.a.

Et andet eksempel.